Kuidas hallata ettevõtte konto kasutajaid?

Kasutajate haldamise sakk on nähtav üksnes ettevõtte administraatorile, kui ettevõtte kontole on lisatud lisakasutajaid. Kasutajate haldamise sakil saate tutvuda kasutajate statistikaga, lisada uusi kasutajaid, eemaldada või kustutada olemasolevaid kasutajaid. Ettevõtte administraator saab selles vaates ka enda asemele mõne teise ettevõtte kasutaja konto administraatoriks ülendada. 

Ettevõtte konto kasutajate statistikaga tutvumine

1. Logige portaali sisse, klikkige  “Seaded” nupul - üleval paremal hammasrattakujulisel ikoonil, või klikkige oma nimel avamaks rippmenüü, kust valige “Seaded”. 

või

2. Klikkige “Kasutajate haldamine” sakil. 

3. Ülemises jaotises saate vaadata

• Ettevõtte kasutate koguarvu (Märkus: siin kuvatav arv peegeldab reaalseid kasutajaid. Kui soovite näha ostetud kasutajakohtade arvu, navigeerige "Arveldamine" sakile);
• Ootel kutsete koguarvu - teie ettevõttekontoga liitumiseks saadetud kutsed, mis pole veel vastu võetud;
• Allkirju antud käesoleval kuul - kõigi teie ettevõttekontoga liidetud kasutajate poolt antud ja kogutud allkirjade koguhulk käesoleval kuul;
• Lisaallkirju käesoleval kuul - antud ja kogutud allkirjade maht, mis ületab teie paketipõhiste allkirjade hulga;
• Dokumentide maht - kui palju dokumentide salvestusmahtu kasutate ja kui palju on seda veel alles.

Ettevõtte konto kasutaja statistika vaatamine

4. Kui kasutaja võtab kutse liitumaks ettevõtte kontoga vastu ja kasutaja staatus on “Aktiivne”, saate vaadata kasutaja käesoleva kuu kasutusstatistikat klikkides noolele nimest vasakul pool. 

5. Siin näete kasutaja positsiooni ja ettevõtte nime (kui need väljad on kasutaja profiilil täidetud), näete ka millal ta viimati sisse logis, millises mahus on tema kontol dokumente, kui palju allkirju on ta käesoleval kuul kasutanud, millal viimati sisseloginud ja kui mitu korda üldse on käesoleval kuul kasutaja portaali sisse loginud. 

Lae alla kasutajate aruanne

6. Laadige alla oma ettevõtte kasutajate nimekiri koos staatustega klõpsates "Ekspordi" ja valides sobiv formaat. Märkus: kasutajate nimekiri sisaldab kõiki mis tahes olekuga kasutajaid. See ei sisalda statistikat.

7. Kasutajate nimekirja eksportimiseks klõpsake "Ekspordi".

8. Kui fail on loodud, saadetakse teile teavitusmeil. Klõpsates nupul "Ava fail", suunatakse teid Dokobiti portaali lehele "Kasutajad".

9. Kerige alla jaotiseni "Eksporditud raportid" ja klõpsake oma ettevõtte kasutajate loendi allalaadimiseks nuppu "Laadi alla". Märkus: Kui te pole lehte „Kasutajate haldamine” sulgenud, peate võib-olla lehte värskendama, et teile kuvataks nupp „Laadi alla”.

Ettevõtte kontole uue kasutaja lisamine

10. Klikkige teise jaotise pealkirja “Kasutajad” kõrval nupule “Lisa uus kasutaja”. 

11. Täitke kõik vajalikud väljad, “Eesnimi”, “Perekonnanimi, ja “E-mail” on kohustuslikud väljad.  

12. Samal ajal, kui te kasutajat lisate, luuakse ka vastav rida aadressiraamatusse. Saate valida, kas soovite, et lisatav kasutaja on organisatsioonisiseselt jagatud kontakt või mitte.  

13. Kasutaja lisamiseks vajutage nupule  “Lisa uus kasutaja”. Uuele kasutajale saadetakse e-posti aadressile teade, et nad on portaali registreeritud ning e-posti aadressi verifitseerimiseks peab portaali sisse logima. 

14. Kui ta on oma e-posti aadressi kinnitanud, saab uuest kasutajast ettevõtte konto kasutaja. 

Olemasoleva kasutaja kutsumine ettevõtte konto kasutajaks

15. Kui kasutaja, keda soovite kutsuda oma ettevõtte konto kasutajaks, juba omab portaalis sisestatud e-posti aadressiga kontot, kuvatakse teile seda infot.

16. Kutsuge kasutaja ettevõtte kontoga liituma klikkides lingile. 

17. Kasutajale saadetakse e-posti aadressile kutse liitumaks ettevõtte kontoga. Kui ta logib portaali ja võtab kutse vastu, nõustub kasutaja, et ettevõtte konto administraator omandab täieliku kontrolli tema konto üle. 

Märkus: kuna kasutajal saab olla portaalis üks tasuta konto, soovitame alati isikliku konto ja tööalase konto eraldi hoida. On mõistlikum tööalast e-posti aadressi kasutada ettevõtte kontoga seotult, kuna ettevõtte administraator omab konto üle täielikku kontrolli ning võib selle hiljem kustutada.  

Ettevõtte kontoga liidetud kasutajakontode haldamine/kustutamine

18. Kui kasutaja ei võta kutset liituda ettevõtte kontoga vastu või ei kinnita sisestatud e-posti aadressi, saab ettevõtte konto administraator tühistada kutse klikkides jaotises “Kasutajad” vastava kasutaja real “Tegevused” nupul ja valides sealt “Loobun kutsest”. 

19. Kui kasutaja liitub ettevõtte kontoga ja “Kasutajad” jaotises kuvatakse tema staatust kui “Aktiivne”, saab ettevõtte konto administraator: 

• kasutajat muuta - muuta saab kasutaja eesnime, perekonnanime, e-posti aadressi, telefoninumbrit, ettevõtte nimetust ja kasutaja positsiooni ettevõttes. Administraator saab ka valida, kas kontakt on ettevõttesiseselt jagatud või mitte;
• omaniku õigused üle anda kasutajale - anda ettevõtte konto omaniku õigused ükskõik kellele ettevõtte kasutajatest. Märkus: seda on algse ettevõtte konto administraatori poolt võimatu tagasi pöörata, ainult uus administraator saab vana administraatori uuesti konto administraatoriks määrata;
• ülendada kasutaja administraatoriks - administraator saab ükskõik millise kasutaja ülendada konto administraatoriks. Administraator omandab samasugused kasutaja- ja dokumendihaldaja õigused kui omanik, välja arvatud õiguse muuta paketti või arveldamise andmeid ning ei saa teostada toiminguid omaniku kontoga. Märkus: Ettevõtte paketi kasutajatel on lisavõimalus määrata administraatorile dokumentide nägemise tase. Selle kohta leiate rohkem infot siit: Ettevõtte administraatori ligipääs dokumentidele; 
• eemaldada kasutaja - kasutaja konto saab eemaldada, mis tähendab, et kasutaja ei saa enam ettevõtte kontole sisse logida, see on tagasipööratav ja eemaldatud kasutaja saab uuesti aktiivseks muuta; 
• vaadata dokumente - tutvuda kõigi kasutaja dokumentide nimekirjas olevate dokumentidega;
• luua API ligipääs - konto administraator ja omanik saavad ettevõtte konto kasutajatele luua tokeneid. Tokeneid saab Dokobit Portaali API lahenduse korral kasutada mitmete allkirjastamise protsesside automatiseerimiseks. Rohkem infot Portal API kohta leiate siit;
• kustutada kasutaja - kasutaja konto saab lõplikult kustutada. Märkus: see tegevus on lõplik ja tagasipööramatu. Kasutaja konto kustutamine tähendab, et konto kustutatakse lõplikult ning kasutaja ligipääs dokumentidele tühistatakse.

20. Saate kasutada otsinguvälja leidmaks vajalikku ettevõtte konto kasutajat kiiremini. Otsingut saab teostada nii ees- kui perekonnanime järgi, aga ka e-posti aadressi abil või filtreerides kasutajaid staatuse järgi.

Ettevõttekonto omaniku konto kustutamine

21. Kui olete ettevõttekonto omanik, peate esmalt kustutama kõik ettevõttekontoga liidetud teised kontod ja alles seejärel saate kustutada enda konto. 

22. Klikkige lehe "Minu profiil" allosas paremal asuval nupul "Kustuta konto" ja kinnitage oma tegevus.  

Märkus: kõik dokumendid ja andmed, mis on seotud kustutatava kontoga, kustutatakse ning neid ei ole võimalik hiljem taastada. Enne konto kustutamist soovitame teil kõik enda kontol olevad dokumendid sorteerida ning alla laadida need dokumendid, mida soovite säilitada.