Ettevõtte andmed

Ettevõtte andmete funktsionaalsus võimaldab ettevõttekonto administraatoriõigustes kasutajal hallata kõigi ettevõttekonto kasutajate dokumente, mis on jagatud ettevõttekonto kasutajate poolt või ettevõttekonto kasutajatele. Ettevõttekonto omanik ning administraatorid saavad kõigi kasutajate dokumente vaadata, jagada, muuta ja kustutada ning näevad dokumentide ajalugu ning tegevusi, mis on dokumentidega teostatud ja saavad seadistada vaikimisi seadeid kõigile ettevõttekonto kasutajatele.

Tegevuste logi vaatamine

1. Logige portaali sisse ning klikkige lehe ülaosas asuval nupul "Ettevõtte andmed".

2. Teile kuvatakse "Tegevuste logi" vaheaknas kõiki teie ettevõtte konto kasutajate poolt teostatud tegevusi. 

3. Saate kasutada otsinguvälja sisestades sinna ettevõtte konto kasutaja nime, perekonnanime või dokumendi pealkirja.

4. Kui klikite dokumendi pealkirjal (lingil), avaneb see dokument eraldi aknas.

5. Teostatud tegevuste järgi dokumentide sorteerimiseks klikkige paremal nupul "Näita kõik" ja valige soovitud tegevus.

Erinevate tegevuste sisu:

• Dokumendi loomised - kes ja millal algatas dokumendi allkirjastamise. 
• Dokumendi allkirjastamised - kes, millal ja millist allkirjastamise vahendit kasutades millist dokumente allkirjastas.
• Dokumendi kinnitamised - kes ja millal millise dokumendi kinnitas.
• Dokumendi vaatamised - kes ja millal dokumentidega tutvus.
• Dokumendi allalaadimised - kes ja millal laadis dokumente oma arvutisse alla.
• Uued kommentaarid - kes ja millal dokumente kommenteeris.
• Dokumendilt osapoolte eemaldamised - kes kellelt eemaldas ligipääsu dokumendile.
• Dokumendile osapoolte lisamised - kes kellele andis dokumendile ligipääsu (nii vaatamiseks kui allkirjastamiseks).
• Tähtaja muutmised - kes ja millal muutis dokumendi allkirjastamise tähtaega.
• Rolli muudatused - kelle rolli muudeti, näiteks allkirjastajast vaatlejaks, ja kes ning millal seda tegi.
• Dokumendi ümbernimetamised - kes, millal ja kuidas on muutnud dokumendi pealkirja.
• Dokumendi kehtivuse laiendid -  kuvatakse dokumente, mis on ette valmistatud pikaajaliseks säilitamiseks.
• Omandiõiguse üleandmised - kes ja millal on dokumendi omandiõiguse endalt teisele kasutajale üle andnud. 
• Arveldamise/paketi muudatused - kes ja millal on muutnud arveldamise andmeid või on teostanud muid paketiga seonduvaid tegevusi.
• Ettevõtte kasutajate muudatused - kes ja millal on teostanud kasutajate haldamisega seotud tegevusi.
• Dokumendi metadata muudatused - kes ja millal on muutnud millise dokumendi metadatat (dokumendi number ja kliendi kood). Metadata funktsionaalsus on kättesaadav üksnes neile ettevõtetele, kes kasutavad bränditud lahendust. 

6. Filtri eemaldamiseks valige "Näita kõik" ning värskendage lehte.

Kasutaja dokumentidega tutvumiseks

7. Logige portaali sisse ning klikkige lehe ülaosas "Ettevõtte andmed" nupule. 

8. Klikkige avatud "Kasutaja dokumendid" sektsioon ning kikkige nupul "Vali kasutaja".

9. Valige nimekirjast kasutaja klikkides kasutaja nime kõrval asuval nupul "Vali". Saate kasutada ka otsinguvälja abi.

10. Teile kuvatakse nüüd kasutaja dokumentide nimekiri. Saate dokumente avada ning teil on dokumentide haldamiseks samasuguse õigused nagu kasutajal, kelle kontol dokument asub.

11. Näete, kelle dokumentide vaatel parasjagu asute, lehe ülaosas. Kasutaja muutmiseks klikkige nupul "Muuda" ja valige teine kasutaja. 

Dokumentide raporti vaatamine ja loomine

12. Logige portaali sisse ning klikkige ülevalasuval nupul "Ettevõtte andmed" ning seejärel avage "Dokumentide raport" sakk. 

13. Kõik ettevõtte dokumendid sektsioonis näevad portaali ettevõttekonto administraatorid täielikku nimistut hetkel ettevõtte kontol olevatest dokumentidest, nendega seotud kuupäevadest, millal dokumendid on loodud ja millal töövood lõpetatud, dokumendi nimetused, osapooled ja staatused. Dokumente saab filtreerida nime, kuupäeva, kasutajate ja staatuste abil.

14. Saate avada dokumendi klikkides nimekirjas dokumendi nimetusel. 

15. Filtreeritud tulemuste ekspordiks klikkige paremal nurgas asuvale nupule "Ekspordi CSV faili". 

16. Filtreeritud tulemuste eksportimiseks allalaaditavasse CSV-faili klõpsake "Ekspordi".

17. Kui fail on loodud, saadetakse teile teavitusmeil. Klõpsates nupul „Ava fail” suunatakse teid Dokobiti portaali „Dokumentide raport” lehele.

18. Eksporditud CSV faili allalaadimiseks kerige lehe allossa ning klikkige nupule "Laadi alla". Märkus: Kui te ootate lehel ning teile on saadetud e-postile teavitus, et fail on loodud, kuid teile kuvatakse staatust "Genereerin", siis värskendage lehte, et teile kuvataks nuppu "Laadi alla".

Märkus: Ettevõtte paketi kasutajatel on lisafunktsioonid, mis võimaldavad ettevõtte administraatoritele määrata erinevaid ettevõtte dokumentide nähtavuse valikuid. Selle funktsiooni kohta lisateabe saamiseks klõpsake siin: Ettevõtte administraatori ligipääs dokumentidele

Portaali kasutuse statistikaga tutvumiseks

19.  Logige portaali sisse ning klikkige ülevalasuval nupul "Ettevõtte andmed" ning seejärel avage "Kasutuse ülevaade" sakk. 

20. Kasutuse ülevaates näevad ettevõttekonto administraatorid loodud dokumentide koguarvu, kasutatud allkirjade mahtu ning mitu korda on portaali sisselogitud. Andmed on kättesaadavad nii kogu ettevõttekonto kasutajate kohta, kui iga kasutaja kohta eraldi. Andmeid saab filtreerida täpsustades kuupäevi ning kasutajat. 

21. Kasutusaruande ekspordiks klikkige paremal nurgas asuvale nupule "Ekspordi CSV faili". 

22. Kasutusaruande eksportimiseks allalaaditavasse CSV-faili klõpsake "Ekspordi".

23. Kui fail on loodud, saadetakse teile teavitusmeil. Klõpsates nupul „Ava fail“, suunatakse teid Dokobiti portaali „Kasutuse ülevaade“ lehele.

24. Eksporditud CSV faili allalaadimiseks kerige lehe allossa ning klikkige nupule "Laadi alla". Märkus: Kui te ootate lehel ning teile on saadetud e-postile teavitus, et fail on loodud, kuid teile kuvatakse staatust "Genereerin", siis värskendage lehte, et teile kuvataks nuppu "Laadi alla".

Määra ettevõtte vaikimisi seaded

Saate seadistada vaikimisi seadistused kõigile ettevõtte konto kasutajatele ja valida, kas lubate kasutajatel vaikimisi seadeid muuta või mitte. 

25. Logige portaali sisse ja ja klikkige lehe ülaosas kuvataval "Ettevõtte andmed" lingil. 

26. Klikkige avatuks sakk "Vaikimisi seaded".

27. Muutmiseks klikkige "Muuda" nupul.

28. Kui vajalikud muudatused on tehtud, klikkige "Salvesta" nupul muudatuste salvestamiseks. Teie seadistatud vaikimisi seaded rakenduvad automaatselt kõigile teie ettevõtte konto kasutajatele. Rohkem infot leiate siit: Vaikimisi ettevõtte seaded.