Dokumentide kategooriad

Oma dokumentide paremaks haldamiseks saate neid endale sobivalt kategoriseerida. Kategooriad on justkui kaustad, kuhu saate dokumendi sorteerida. Hiljem saate dokumente kategooriate abil filtreerida või lisada inimesi, keda automaatselt kutsutakse antud kategooria dokumente vaatama või allkirjastama. 

Dokumentide kategooria loomine

1. Logige portaali sisse, klikkige “Seaded” nupul - hammasrattakujuline ikoon paremal üleval - või klikkige oma nimel avamaks rippmenüü ning valige “Seaded”. 

või

2. Avage sakk “Dokumentide kategooriad”. 

3. Klikkige nupul “Loo uus kategooria”. 

4. “Seaded” osas sisestage kategooria nimetus (samuti saate valida nimetuse kuvamise värvi) ja valige kas te soovite, et kategooria oleks ettevõttesiseselt jagatud või mitte. Märkus: ettevõttesiseselt jagatud täiendab, et kõik teie ettevõtte kontoga liidetud kasutajad saavad kategoriseerida dokumente sellesse kategooriasse. See ei tähenda, et nad kõiki selle kategooria dokumente ka näevad. 

5. “Kasutajad” osas saate valida oma ettevõtte konto kasutajate seast kasutajad, kellel on selle kategooria haldamise õigused. Otsinguväljale kasutaja nime sisestama hakates ilmub rippmenüü ettevõtte kasutajatega, kust saate soovitud kasutaja valida. 

6. Kui olete kasutaja valinud, saate ta seadistada vastavalt soovile:

  • Kasutajaroll - saate valida “Omab ligipääsu” või “Peab allkirjastama”. “Omab ligipääsu” tähendab, et kõik dokumendid, mis on sellesse kategooriasse lisatud, on sellele kasutajale nähtavad. “Peab allkirjastama” tähendab, et kasutaja peab kõik dokumendid, mis on sellesse kategooriasse lisatud,  allkirjastama; 
  • “Saab muuta” - tähendab, et kasutaja saab dokumente, mis on sellesse kategooriasse lisatud, muuta. Kasutaja saab muuta dokumendi pealkirja, määrata või muuta allkirjastamise tähtaega, määrata või eemaldada lisatud kategooriat. Kasutaja saab muuta ka teiste kasutajate ligipääsu antud dokumendile läbi “Ligipääsuhalduse”; 
  • “Saab kustutada” - tähendab, et kasutaja saab sellesse kategooriasse lisatud dokumentide osapooli, allkirjastajaid ja vaatlejaid eemaldada. Samuti saab ta kustutada selle kategooria dokumente. 
  • Kustuta - klikkides sinisel prügikasti ikoonil rea lõpus, eemaldate lisatud kasutaja kategooriaga seotud kasutajate hulgast. 

7.  "Lisavõimalused" osas saate:

  • "Piirake infole ligipääsu" - märkides selle valiku aktiivseks eemaldate ettevõttevälistelt kasutajatelt õiguse näha selle kategooria dokumentide puhul dokumendi vaatlejate ning kinnitajate nimekirja ja tegevuste logi;
  • "Nõutud on kvalifitseeritud e-allkiri" - selle kategooria dokumente saab allkirjastada üksnes kvalifitseeritud e-allkirjaga, mis on võrdväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga ja mis vastab EL määruses nr 910/2014 (eIDAS) esitatud nõuetele.

8. Osas "Integratsioonid" saate sisestada URL-id, kuhu allkirjastatud dokumendid (märgitud sellesse kategooriasse) edastatakse. Funktsionaalsus on kättesaadav Dokobit Portaali API kasutajatele. Rohkem infot Portaali API kohta leiate siit.

9. Dokumentide kategooria loomise lõpuleviimiseks klikkige “Lisa” nupule aknas paremal üleval. 


Alamkategooria loomine

10. Järgi ülalpool kirjeldatud samme 1 kuni 4. 

11. Rippmenüüst “Peamine kategooria” valige kategooria, mis on loodava kategooria ülemkategooria.

12. Alamkategooria seadete valimiseks ja loomiseks järgige samme 5 kuni 8. 

13. Alamkategooriate kasutamine võimaldab teil luua kategooria puu. 


Dokumentide kategooria muutmine/kustutamine

14. Avage sakk “Dokumentide kategooriad”. 

15. Klikkige kategooria nimetusel, mida soovite muuta. 

16. Paremal kuvatakse teile kategooria seaded. 

17. Klikkige nupul “Tegevused” ja valige, kas te soovite valitud kategooriat muuta või kustutada. 

18. Kui valite peamise kategooria puhul “Kustuta kategooria”, siis kustutatakse ka kõik antud kategooria alamkategooriad. Märkus: vastavatesse kategooriatesse sorditud dokumente ei kustutata. 

19. Kui valite kategooria muutmise, salvestage tehtud muudatused klikkides üleval paremal asuvale nupule “Salvesta”.


Dokumendi kategooria lisamine üleslaadimise käigus

20. Jaotises 4. Määra dokumendi seaded klikkige nupule "Lisa kategooria". 

21. Valige kategooria linnutades märkeruudu kategooria nimetusest vasakul ning klikkige nupule "Salvesta". 

22. Kui valite alamkategooria, saab ka peamine kategooria automaatselt valituks. 

23. Saate kategooriat otsida, kui sisestate kategooria nimetuse väljale kategooria nimetuse. 

24. Kui kategooriat, mille nimetuse sisestasite otsinguväljale, ei ole olemas, saate selle luua klikkides nupule "Lisa". 

25. Saate täiendada kategooria nimetust, valida soovi korral peamise kategooria, valida kas sellesse kategooriasse liigitatud dokumendid on ettevõttesiseselt jagatud ning kas selle kategooria dokumentide allkirjastamisel on nõutud kvalifitseeritud e-allkiri.

26. Kategooria lisamise lõpetamiseks klikkige nupul "Lisa". 


Kategooria lisamine kui dokument on juba üles laetud

27. Avage dokumentide nimekirjast dokument, millele soovite kategooria lisada. 

28. Jaotises 1. Dokumendi info klikkige nupule "Lisa kategooria" ja teostage käesolevas artiklis kirjeldatud sammud 21-26.

Vajate abi? Võtke meiega ühendust Võtke meiega ühendust