Dokumentide kategooriad

Oma dokumentide paremaks haldamiseks saate neid endale sobivalt kategoriseerida. Kategooriad on justkui kaustad, kuhu saate dokumendid sorteerida. Hiljem saate dokumente kategooriate abil filtreerida või lisada inimesi, keda automaatselt kutsutakse antud kategooria dokumente vaatama või allkirjastama. 

Dokumentide kategooria loomine

1. Logige portaali sisse, klikkige “Seaded” nupul - hammasrattakujuline ikoon paremal üleval - või klikkige oma nimel avamaks rippmenüü ning valige “Seaded”. 

või

2. Avage sakk “Dokumentide kategooriad”. 

3. Klikkige nupul “Loo uus kategooria”. 

4. “Seaded” osas sisestage kategooria nimetus (samuti saate valida nimetuse kuvamise värvi) ja valige kas te soovite, et kategooria oleks ettevõttesiseselt jagatud või mitte. 

Märkus: ettevõttesiseselt jagatud tähendab, et kõik teie ettevõtte kontoga liidetud kasutajad saavad dokumente sellesse kategooriasse lisada. See ei tähenda, et nad näevad kõiki selle kategooria dokumente. 

5. “Kasutajad” osas saate valida oma ettevõtte konto kasutajate seast kasutajad, kellel on selle kategooria haldamise õigused. 

Märkus: see osa on nähtav vaid ettevõtte konto omanikule ning administraatorile. 

Klikkige otsinguväljale ning sisestage lisatava ettevõtte konto kasutaja nimi. 

6. Kui olete kasutaja valinud, saate talle omistada rolli - "omab ligipääsu", "peab allkirjastama" või "peab kinnitama". “Omab ligipääsu” tähendab, et kõik dokumendid, mis on sellesse kategooriasse lisatud, on sellele kasutajale nähtavad. “Peab allkirjastama” tähendab, et kasutaja peab kõik dokumendid, mis on sellesse kategooriasse lisatud,  allkirjastama. "Peab kinnitama" tähendab, et kasutaja peab kõik dokumendid, mis on sellesse kategooriasse lisatud, kinnitama.  

7.  "Lisavõimalused" osas saate:

• "Piirake infole ligipääsu" - märkides selle valiku aktiivseks eemaldate ettevõttevälistelt kasutajatelt õiguse näha selle kategooria dokumentide puhul dokumendi vaatlejate ning kinnitajate nimekirja ja tegevuste logi;
• "Nõutud on kvalifitseeritud e-allkiri" - selle kategooria dokumente saab allkirjastada üksnes kvalifitseeritud e-allkirjaga, mis on võrdväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga ja mis vastab EL määruses nr 910/2014 (eIDAS) esitatud nõuetele.

8. Osas "Integratsioonid" saate sisestada URL-id, kuhu allkirjastatud dokumendid (märgitud sellesse kategooriasse) edastatakse. Funktsionaalsus on kättesaadav Dokobit Portaali API kasutajatele. Rohkem infot Portaali API kohta leiate siit.

9. Dokumentide kategooria loomise lõpuleviimiseks klikkige “Lisa” nupule aknas paremal üleval. 

Alamkategooria loomine

10. Järgi ülalpool kirjeldatud samme 1 kuni 4. 

11. Rippmenüüst “Peamine kategooria” valige kategooria, mis on loodava kategooria ülemkategooria.

12. Alamkategooria seadete valimiseks ja loomiseks järgige samme 5 kuni 8. 

13. Alamkategooriate kasutamine võimaldab teil luua kategooriate puu. 

Dokumentide kategooria muutmine/kustutamine

14. Avage sakk “Dokumentide kategooriad”. 

15. Klikkige kategooria nimetusel, mida soovite muuta. 

16. Paremal kuvatakse teile kategooria seaded. 

17. Klikkige nupul “Tegevused” ja valige, kas te soovite valitud kategooriat muuta või kustutada. 

18. Kui valite peamise kategooria puhul “Kustuta kategooria”, siis kustutatakse ka kõik antud kategooria alamkategooriad. Märkus: vastavatesse kategooriatesse sorditud dokumente ei kustutata. 

19. Kui valite kategooria muutmise, salvestage tehtud muudatused klikkides üleval paremal asuvale nupule “Salvesta”.

Dokumendi kategooria lisamine üleslaadimise käigus

20. Jaotises 4. "Määra dokumendi seaded" klikkige nupule "Määra kategooria". 

21. Valige kategooria linnutades märkeruudu kategooria nimetusest vasakul ning klikkige nupule "Salvesta". 

22. Kui valite alamkategooria, saab ka peamine kategooria automaatselt valituks. 

23. Saate kategooriat otsida, kui sisestate kategooria nimetuse väljale kategooria nimetuse. 

24. Kui kategooriat, mille nimetuse sisestasite otsinguväljale, ei ole olemas, saate selle luua klikkides nupule "Lisa". 

25. Saate täiendada kategooria nimetust, valida soovi korral peamise kategooria, valida kas sellesse kategooriasse liigitatud dokumendid on ettevõttesiseselt jagatud ning kas selle kategooria dokumentide allkirjastamisel on nõutud kvalifitseeritud e-allkiri.

26. Kategooria lisamise lõpetamiseks klikkige nupul "Lisa". 

Kategooria lisamine kui dokument on juba üles laetud

27. Avage dokumentide nimekirjast dokument, millele soovite kategooria lisada. 

28. Jaotises 1. Dokumendi info klikkige nupule "Lisa kategooria" ja teostage käesolevas artiklis kirjeldatud sammud 21-26.